KPI sind quantitative und qualitative Kennzahlen, die zur Bewertung der Erreichung von Projekt- und Unternehmenszielen verwendet werden. In der Business-Analyse ist die Grundlage für die erfolgreiche Festlegung von KPI ihre klare Verbindung zu den Unternehmenszielen und die Transparenz für alle Beteiligten im Prozess. Der Prozess beginnt mit der Analyse der Unternehmensstrategie, der Bestimmung der wichtigsten Prioritäten und „Engpässe“, gefolgt von der Formulierung der KPI des Projekts und der Rolle des Analysts.
Wichtige Merkmale:
KPI müssen SMART sein (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Oft drücken die KPI eines Analysts das Maß an Zufriedenheit der Stakeholder, den Anteil umgesetzter priorisierter Anforderungen, die Reduzierung von Fehlern oder Anforderungen zur Nachbesserung aus.
Eine korrekte Detaillierung der KPI hilft, den Fortschritt zu verfolgen und den Kurs gegebenenfalls zu korrigieren.
Wie erkennt man, dass ein KPI falsch gewählt wurde?
Ein falsch gewählter KPI ist in der Regel nicht messbar, nicht mit einem konkreten Ziel verbunden oder objektiv nicht erreichbar. Beispiel: "Kommunikation verbessern" — kein KPI, sondern ein Wunsch.
Kann man für alle Projekte identische KPI festlegen?
Nein, die Aufgaben und Ziele der Projekte sind unterschiedlich, daher sind die KPI immer spezifisch für jeden Fall und werden individuell festgelegt.
Ist die Geschwindigkeit der Aufgabenerledigung ein guter KPI für einen Business-Analysten?
Geschwindigkeit ist wichtig, aber Qualität und Vollständigkeit der umgesetzten Lösung sind kritischer. Zu schnelle, aber nicht qualitativ hochwertige Anforderungen können zu einem Fehlschlag führen.
Negativbeispiel:
Ein Analyst verwendet den KPI — Geschwindigkeit der Schließung von Anforderungen. Infolge dessen werden Anforderungen schnell dokumentiert, kommen jedoch häufig zurück zur Überarbeitung, aufgrund von Missverständnissen über die Geschäftszielen. Vorteile: Formell werden die Aufgaben schnell erledigt. Nachteile: niedrige Qualität, ständige Korrekturen, Unzufriedenheit im Team.
Positivbeispiel:
Ein Analyst formuliert die KPI wie folgt: "95% der priorisierten Anforderungen werden beim ersten Mal ohne Rücksendung zur Nachbesserung umgesetzt; Kundenzufriedenheit am Ende des Projekts > 85%." Vorteile: Fokus auf Qualität, wachsende Kundenzufriedenheit, weniger Korrekturen. Nachteile: erfordert stärkeren Fokus auf Kommunikation und Detaillierung der Anforderungen.