Respuesta.

Análisis GAP — es un método de comparación del estado actual de los procesos de negocio, sistemas o capacidades organizacionales con el estado deseado (objetivo). El objetivo principal es determinar la diferencia («GAP»), y luego describir los pasos para eliminarla.

Para realizar el análisis GAP correctamente, se debe:

1. Registrar el estado actual: recopilar datos, realizar entrevistas y documentar procesos.
2. Definir el estado objetivo: junto con los interesados, describir cómo debe ser el proceso o sistema ideal.
3. Analizar las diferencias: comparar el estado actual con el objetivo, identificar brechas y las causas de su aparición.
4. Formalizar un plan de acción: describir los pasos para eliminar las brechas identificadas.

Características clave:

• Comparación sistemática entre «como es» y «como debería ser»
• Basado en datos transparentes e involucrando a todas las partes interesadas
• Extremadamente importante para una correcta implementación de cambios

Preguntas capciosas.

¿Cómo distinguir el análisis GAP del análisis SWOT?

El análisis GAP muestra diferencias concretas entre el estado actual y el objetivo, mientras que el análisis SWOT evalúa las fortalezas y debilidades de la organización a un nivel más general, y no a nivel de comparación de estados.

¿Es obligatorio construir diagramas complejos para el análisis GAP?

No. Lo importante es la transparencia y precisión de los datos, no la forma de visualización. A veces, es suficiente con una tabla o un esquema sencillo.

¿Es el análisis GAP una herramienta solo para proyectos de TI?

No. El análisis GAP es aplicable a cualquier cambio organizacional, de procesos o de productos, no solo en TI.

Errores comunes y anti-patrones

• Definición poco clara del estado objetivo
• Omisión de la etapa de recopilación de datos objetivos sobre el estado actual
• Enfoque solo en problemas técnicos y no en problemas de negocio

Ejemplo de la vida real

Caso negativo: El análisis GAP se realizó «por cumplir», el estado objetivo no fue formalizado. Ventajas: Se realizó el análisis rápidamente. Desventajas: Los cambios no dieron resultado, ya que la verdadera brecha y sus causas no fueron identificadas.

Caso positivo: El analista reunió al equipo, describieron conjuntamente el estado actual y el objetivo, identificaron las causas raíz de las brechas y elaboraron una hoja de ruta para los cambios. Ventajas: Transparencia del proceso, los interesados están involucrados, se alcanzaron los KPI. Desventajas: Se gastó más tiempo en entrevistas y acuerdos.