Antwort.

Die richtige Schätzung von Kosten und Zeitrahmen ist eine der Schlüsselaufgaben eines Business-Analysten. Dazu werden qualitative und quantitative Methoden angewendet, die je nach Projektspezifik, verfügbaren Ressourcen und erforderlicher Genauigkeit ausgewählt werden sollten.

Beliebte Methoden:

1. Expertenschätzung — Sammlung von Meinungen erfahrener Fachleute, Analyse von historischen Daten ähnlicher Projekte.
2. Bottom-Up-Ansätze — Zerlegung des Projekts in kleine Aufgaben, Schätzung jeder Aufgabe, deren Summierung. Bietet gute Genauigkeit, erfordert tiefgehende Analyse.
3. Analogous Estimation — Vergleich mit bereits durchgeführten Projekten, Berechnung basierend auf vorhandenen Statistiken.
4. Delphi-Technik — Reihe anonymisierter Umfragen unter einer Gruppe von Experten mit anschließender Aggregation der Meinungen bis zum Konsens.

Kriterien zur Auswahl der Methode:

• Komplexität und Einzigartigkeit der Aufgabe.
• Detaillierungsgrad der Anforderungen.
• Verfügbarkeit historischer Daten und Experten.

Schlüsselmerkmale:

• Es gibt keine universelle Methode für alle Projekttypen.
• Iterative Anpassung der Schätzungen im Laufe der Detaillierung der Anforderungen.
• Es ist wichtig, Risiken und Zeit-/Budgetreserven einzuplanen.

Fangfragen.

Kann man zu Beginn eines jeden Projekts eine genaue Schätzung von Zeitrahmen und Budget abgeben?

Nein, ohne klar detaillierte Anforderungen ist die Schätzung immer vorläufig. Eine weitere Klärung ist unbedingt erforderlich, während sich das Projekt entwickelt und Details erscheinen.

Ist die Expertenschätzung immer genauer als automatische Rechner?

Nein, automatische Tools können äußerst genau sein, wenn eine große Menge historischer Daten vorliegt, während Expertenmeinungen Vorurteilen unterliegen.

Muss ein Business-Analyst in der Lage sein, detaillierte finanzielle Berechnungen durchzuführen?

Es ist nicht unbedingt erforderlich, Buchhaltungswerkzeuge zu beherrschen, aber grundlegende Fähigkeiten zur Erstellung eines Budgets, zur Berechnung der TCO (Total Cost of Ownership) und zur ROI (Return on Investment) sind für jeden Analysten erforderlich.

Typische Fehler und Anti-Patterns

• Schätzung "von Kopf zu Kopf" ohne Analyse von Analogien und Dekomposition der Aufgaben.
• Vernachlässigung von Risiken oder Berücksichtigung nur positiver Szenarien.
• Verknüpfung von Fristen mit Wünschen des Auftraggebers, nicht mit den tatsächlichen Möglichkeiten des Teams.

Beispiel aus der Praxis

Negativer Fall: Ein Business-Analyst hat Zeit gespart und die Schätzung für die Entwicklungszeit eines IT-Systems nur aufgrund von Analogien mit einem früheren Projekt gebildet, wobei er eine neue Integration ignorierte.

Vorteile:

• Schnelligkeit.

Nachteile:

• Verpasste Fristen.
• Budgetüberschreitung um fast die Hälfte.

Positiver Fall: In einer großen Einzelhandelsgruppe wurde für ein neues Lager eine detaillierte Analyse aller Aufgaben durchgeführt, externe Experten engagiert und drei Runden der Bewertung basierend auf Persönlichkeiten, historischen Daten und Szenarien durchgeführt.

Vorteile:

• Realistische und transparente Bewertung.
• Zeit- und Geldreserven ermöglichten eine schnelle Reaktion auf Ausfälle.

Nachteile:

• Langer Vorbereitungsprozess.
• Höhere Kosten für die Analyse zu Beginn.