Antwort.

GAP-Analyse ist eine Methode zum Vergleich des aktuellen Zustands von Geschäftsprozessen, Systemen oder organisatorischen Fähigkeiten mit dem gewünschten (Ziel-)Zustand. Das Hauptziel besteht darin, die Unterschiede („GAP“) zu bestimmen und dann Schritte zur deren Schließung zu skizzieren.

Um die GAP-Analyse korrekt durchzuführen, muss man:

1. Den aktuellen Zustand festhalten: Daten sammeln, Interviews durchführen und Prozesse dokumentieren.
2. Den Zielzustand festlegen: zusammen mit den Stakeholdern beschreiben, wie der ideale Prozess oder das System aussehen sollte.
3. Die Unterschiede analysieren: den aktuellen und den Zielzustand vergleichen, Lücken und deren Ursachen finden.
4. Einen Aktionsplan formalieren: Schritte zur Schließung der gefundenen Lücken beschreiben.

Wesentliche Merkmale:

• Systematischer Vergleich „wie es ist“ und „wie es sein sollte“
• Basierend auf transparenten Daten und der Einbeziehung aller Beteiligten
• Äußerst wichtig für die ordnungsgemäße Implementierung von Veränderungen

Knifflige Fragen.

Wie unterscheidet man die GAP-Analyse von der SWOT-Analyse?

Die GAP-Analyse zeigt konkrete Unterschiede zwischen dem aktuellen und dem Zielzustand, während die SWOT-Analyse die Stärken und Schwächen der Organisation auf einer allgemeineren Ebene bewertet und nicht auf der Ebene des Zustandvergleichs.

Ist es notwendig, komplexe Diagramme für die GAP-Analyse zu erstellen?

Nein. Wichtiger sind die Transparenz und Genauigkeit der Daten und nicht die Form der Visualisierung. Manchmal reicht eine Tabelle oder ein einfaches Diagramm aus.

Ist die GAP-Analyse nur ein Werkzeug für IT-Projekte?

Nein. Die GAP-Analyse ist für alle organisatorischen, prozessbezogenen und produktbezogenen Veränderungen anwendbar, nicht nur in der IT.

Typische Fehler und Anti-Patterns

• Unklare Definition des Zielzustands
• Auslassen der Phase der Sammlung objektiver Daten über den aktuellen Zustand
• Fokus nur auf technischen und nicht auf Geschäftsproblemen

Beispiel aus dem Leben

Negativer Fall: Die GAP-Analyse wurde „der Form halber“ durchgeführt, der Zielzustand wurde nicht formalisiert. Vorteile: Schnelle Durchführung der Analyse Nachteile: Änderungen führten zu keinem Ergebnis, da die tatsächliche Lücke und deren Ursachen nicht ermittelt wurden.

Positiver Fall: Der Analyst versammelte ein Team, beschrieb gemeinsam den aktuellen und den Zielzustand, fand die grundlegenden Ursachen der Lücken und erstellte eine Roadmap für Veränderungen. Vorteile: Transparenz des Prozesses, Stakeholder involviert, KPI erreicht Nachteile: Mehr Zeit für Interviews und Abstimmung aufgewendet