Antwort.

Die Analyse von Geschäftsprozessen besteht aus mehreren wesentlichen Phasen, von denen jede ihren eigenen Zweck erfüllt und unterschiedliche Ansätze und Werkzeuge erfordert. Die richtige Reihenfolge hilft, Ineffizienzen zu identifizieren, Wachstumschancen zu bestimmen und Änderungen ohne Störungen umzusetzen.

Identifizierung und Kartierung der Prozesse — Die Grenzen des Prozesses werden bestimmt, die wichtigsten Schritte, ihre Beziehungen und die Teilnehmer werden gesammelt. Dies erfolgt durch Interviews, Workshops oder die Analyse von Dokumentationen.
Prozessanalyse — Engpässe, doppelte Aktionen, Zeit- und Ressourcenverluste werden identifiziert. Modellierungstechniken (z.B. BPMN oder SIPOC) werden angewendet.
Redesign und Optimierung — Verbesserungsvorschläge werden entwickelt, optimale Versionen der Prozesse unter Berücksichtigung bestehender Einschränkungen und Geschäftsziele erstellt.
Implementierung der Änderungen — Ein Pilotprojekt wird gestartet, die Auswirkungen werden bewertet, Anpassungen werden vorgenommen und dann wird auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet.

Wichtige Merkmale:

Jede Phase erfordert einen bestimmten Kommunikations- und Dokumentationsansatz.
Der Analyst muss in der Lage sein, Prozesse zu formalisieren und korrekt zu visualisieren.
Es ist wichtig, den Ansatz der schlanken Problemlösung mit einer tiefen Eintauchen in die Geschäftslogik zu kombinieren.

Trickfragen.

Welche Phase der Analyse von Geschäftsprozessen wird als die schwierigste angesehen?

Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass die Kartierung der Prozesse die schwierigste ist. In der Praxis verursacht jedoch die Phase der Implementierung der Änderungen mehr Schwierigkeiten, da man den Widerstand der Mitarbeiter, unerwartete technische Probleme und die Notwendigkeit einer schnellen Reaktion auf Feedback berücksichtigen muss.

Kann eine Notation (z.B. BPMN) für alle Phasen der Geschäftsanalysen verwendet werden?

Es ist falsch zu glauben, dass BPMN alle Bedürfnisse abdeckt. Für die Identifizierung und Informationssammlung zu Beginn werden oft einfachere Werkzeuge (z.B. Flowcharts oder SIPOC) verwendet, bevor zu BPMN für detaillierte Darstellungen gewechselt wird.

Muss man Änderungen an Geschäftsprozessen sofort mit allen Beteiligten abstimmen?

Nicht immer. Dies ist ein weit verbreiteter Fehler. Zunächst ist es wichtig zu prüfen, ob die Änderungen von den Haupt-Stakeholdern unterstützt werden; die Teilnahme aller Mitarbeiter ist in den Pilotphasen und bei der massiven Implementierung erforderlich, jedoch nicht zu Beginn.

Typische Fehler und Anti-Patterns

Zu detaillierte Bearbeitung in den frühen Phasen anstelle einer iterativen Verfeinerung.
Ignorieren der tatsächlichen Meinungen der Prozessausführenden.
Unzureichende Einbindung des Managements in die Abstimmung von Änderungen.

Beispiel aus dem Leben

Negativer Fall: Bei der Gestaltung eines Prozesses zur Genehmigung von Verträgen in einem Werk wurde ohne Einbeziehung der Ausführenden ein komplexer automatisierter Prozess basierend auf BPMN gestartet.

Vorteile:

Schnelle Umsetzung.
Hohe Formalisierung.

Nachteile:

Die Ausführenden verstanden die Details des neuen Prozesses nicht.
Es entstanden Umgehungswege, das System stieß auf Widerstand, Aufgaben wurden verzögert.

Positiver Fall: Ein Team von Business-Analysten implementierte eine Umstrukturierung des Kundenservices, indem eine Reihe von Interviews und Workshops mit den direkten Beteiligten durchgeführt, vier Iterationen von Verbesserungen vorgenommen und eine schrittweise Implementierung durchgeführt wurde.