Der Business Analyst spielt eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung routinemäßiger Geschäftsprozesse, da er festlegt, was genau automatisiert werden muss, welche Prozesse Änderungen unterliegen, welche Aufgaben den Menschen überlassen werden und welche von automatisierten Systemen übernommen werden. Seine Arbeit besteht darin, Engpässe, übermäßige manuelle Operationen zu identifizieren, aktuelle Workflows zu analysieren, Daten über Prozesse zu sammeln und diese so zu beschreiben, dass das Entwicklungsteam die Automatisierung korrekt umsetzen kann.
Schlüsselfunktionen:
Bewertung der Rentabilität der Automatisierung: Nicht alle routinemäßigen Operationen sind rentabel oder sogar möglich zu automatisieren, daher muss der Analyst bestimmen, wo die Automatisierung den größten Nutzen bringt (Kostensenkung, Prozessbeschleunigung, Fehlerreduzierung).
Vorbereitung eines präzisen Prozessschemas (AS IS und TO BE): Es ist wichtig, genau zu beschreiben, wie der Prozess derzeit aufgebaut ist und wie er nach der Automatisierung aussehen soll, um Fehler bei der Aufgabenstellung und Umsetzung zu vermeiden.
Änderungsmanagement und Unterstützung der Mitarbeiter: Automatisierung stößt oft auf Widerstand oder Angst bei den Mitarbeitern, und die Aufgabe des Analysts ist es, einen Kommunikations- und Anpassungsplan zu entwickeln.
Warum kann man nicht alle manuellen Prozesse auf einmal automatisieren?
Das ist ein häufiger Fehler: Automatisierung erfordert gründliche Überlegungen und Tests. Eine "Einmalimplementierung" führt zu Ausfällen, einer Zunahme von Fehlern und einem Verlust der Kontrolle in der Übergangsphase. Es ist besser, schrittweise und mit Priorität auf die wichtigsten Prozesse vorzugehen.
Reicht es aus, den aktuellen Geschäftsprozess zu beschreiben, um eine erfolgreiche Automatisierung zu gewährleisten?
Nein. Es ist wichtig, nicht nur zu beschreiben, sondern auch zu analysieren, was sich ändern muss, die zukünftigen Prozesse mit den Teams abzustimmen und das Management von Ausnahmefällen zu berücksichtigen.
Muss man Benutzer in der Entwurfsphase der Automatisierung einbeziehen?
Ja, auf jeden Fall. Ohne die Einbeziehung der Endbenutzer kann eine unpraktische Lösung entstehen, die ignoriert oder sabotiert wird.
Negativer Fall: In einem Unternehmen wurde die Bearbeitung von Rechnungen automatisiert, basierend auf einem Schema, das ohne Einbeziehung der Benutzer erstellt wurde. Vorteile: schnelle Implementierung. Nachteile: viele Beschwerden, häufige Ausfälle, Mitarbeiter verstanden die neuen Regeln nicht. Das Projekt musste überarbeitet und die Mitarbeiter neu geschult werden.
Positiver Fall: Ein anderes Unternehmen begann die Automatisierung mit einem Pilotprozess und sammelte regelmäßig Rückmeldungen von Benutzern. Vorteile: Das System war benutzerfreundlich, die Implementierung verlief sanft. Nachteile: Der Start dauerte länger.