Antwoord.

GAP-analyse is een methode om de huidige staat van bedrijfsprocessen, systemen of organisatorische mogelijkheden te vergelijken met de gewenste (doel)staat. Het belangrijkste doel is om het verschil («GAP») vast te stellen en vervolgens de stappen te beschrijven om dit te verhelpen.

Om GAP-analyse correct uit te voeren, moet je:

1. De huidige staat vastleggen: gegevens verzamelen, interviews afnemen en processen documenteren.
2. De doelstaat bepalen: samen met de belanghebbenden beschrijven hoe het ideale proces of systeem eruit zou moeten zien.
3. De verschillen analyseren: de huidige en de doelstaat vergelijken, hiaten en de oorzaken ervan identificeren.
4. Een actieplan formaliseren: de stappen beschrijven om de geconstateerde hiaten te verhelpen.

Belangrijke kenmerken:

• Systematische vergelijking van «hoe het is» en «hoe het zou moeten zijn»
• Gebaseerd op transparante gegevens en de betrokkenheid van alle belanghebbenden
• Zeer belangrijk voor een effectieve implementatie van veranderingen

Misleidende vragen.

Hoe onderscheid je GAP-analyse van SWOT-analyse?

GAP-analyse toont specifieke verschillen tussen de huidige en de doelstaat, terwijl SWOT-analyse de sterke en zwakke punten van de organisatie op een algemener niveau beoordeelt, niet op het niveau van staatvergelijking.

Is het noodzakelijk om complexe diagrammen te maken voor GAP-analyse?

Nee. Transparantie en nauwkeurigheid van gegevens zijn belangrijker dan de vorm van visualisatie. Soms is een tabel of een eenvoudige schets voldoende.

Is GAP-analyse alleen een hulpmiddel voor IT-projecten?

Nee. GAP-analyse is toepasbaar voor elke organisatorische, proces- of productverandering, niet alleen in IT.

Typische fouten en antipatterns

• Onduidelijke definitie van de doelstaat
• Het overslaan van de fase van het verzamelen van objectieve gegevens over de huidige staat
• Focus alleen op technische, en niet op zakelijke problemen

Voorbeeld uit het leven

Negatieve case: GAP-analyse werd «voor de vorm» uitgevoerd, de doelstaat was niet geformaliseerd. Voordelen: Snel analyse uitgevoerd Nadelen: Veranderingen hebben geen resultaat opgeleverd, omdat de werkelijke kloof en de oorzaken niet zijn vastgesteld.

Positieve case: De analist verzamelde een team, beschreef samen de huidige en doelstaat, vond de wortel oorzaken van de hiaten en stelde een routekaart voor veranderingen op. Voordelen: Transparantie van het proces, belanghebbenden betrokken, KPI's behaald Nadelen: Meer tijd besteed aan interviews en overeenstemming.