Antwoord.

Achtergrond van de vraag:

Een glossarium is de basis voor een uniforme taal van communicatie tussen alle deelnemers van het projectteam. In IT-projecten leiden tegenstrijdige interpretaties van termen tot geschilpunten, fouten en terugzendingen. In grote organisaties kunnen enkele termen verschillende betekenissen hebben voor het bedrijfsleven, juristen en IT. Het invoeren en onderhouden van een glossarium is een evolutionaire reactie van de analist op opkomende taalkundige barrières.

Probleem:

Werken zonder een gecentraliseerd glossarium leidt tot een "telefoonspel": gewone woorden worden verschillend geïnterpreteerd, verborgen betekenissen vermenigvuldigen zich, technische en zakelijke beschrijvingen lopen uiteen. Er is geen garantie dat aannemers en technische teams elkaar begrijpen.

Oplossing:

De systeemanalist initieert de creatie van een glossarium aan het begin van het project, door terminologie te verzamelen van alle belanghebbenden (bedrijf, IT, aannemers, ondersteuning).
Elke term wordt vastgelegd met een korte uitleg, een voorbeeld van gebruik en de aanduiding van de "eigenaar" van de term.
Er wordt een uniforme opslagplek (Confluence, Wiki, bedrijfsportaal) voorzien met kijk/privileges voor alle deelnemers.
Actuele wijzigingen worden in het glossarium aangebracht bij elke update van vereisten of het verschijnen van nieuwe entiteiten.
In de documentatie en communicatie wordt altijd een verwijzing naar de definitie toegevoegd voor elke zakelijke of technische term.
Een verantwoordelijke wordt aangesteld voor het onderhoud van de actualiteit van het glossarium (of de analist of een speciaal aangestelde "keeper").

Kernpunten:

Betrekken van alle deelnemers aan het project in het vullen van het glossarium
Dwingende invoering van verwijzingen naar termen in de documentatie
Continue revisie en moderatie van betwiste termen met deelname van bedrijf en IT

Vragen met een valstrik.

Kan een bestaande glossarium van een ander project gebruikt en gaandeweg aangevuld worden?

Nee. Ondanks de gelijkenis van termen, betekenen zelfs dezelfde woorden (zoals "klant", "bestelling") in verschillende bedrijven verschillende verschijnselen. Het kopiëren van andermans definities leidt alleen maar tot meer misverstanden.

Vaak wordt gedacht dat het glossarium alleen een taak is voor de businessanalist of linguïst. Is dat waar?

Nee, deelname moet komen van iedereen (systeemanalist, ontwikkeling, testing, bedrijf, implementatie) omdat alleen gezamenlijke inspanning de volledigheid en eenduidigheid van interpretaties garandeert.

Kan het glossarium alleen in de vorm van een apart document op een schijf worden bewaard en niet worden bijgewerkt?

Nee, omdat een statisch document snel veroudert, moeten wijzigingen snel worden weerspiegeld en geïntegreerd in de workflow van het project. Verouderde glossaria zijn de bron van onjuiste beslissingen.

Typische fouten en anti-patronen

Het glossarium wordt "tot later" uitgesteld, waardoor duplicerende of niet-geformaliseerde definities in alle documenten terechtkomen.
Ontbreken van een verantwoordelijke voor het bijhouden van het glossarium.
Het negeren van de noodzaak om hyperlinks naar termen in projectdocumenten te gebruiken.

Voorbeeld uit het leven

Negatieve case

In een grote financiële organisatie was er geen gemeenschappelijk glossarium, het begrip "betaling" werd in verschillende afdelingen anders geïnterpreteerd. Dit leidde tot tegenstrijdige instructies en defecten in de release, klachten van klanten.

Voordelen:

Tijdsbesparing bij de start.

Nadelen:

Debatten tussen teams, tijdsbesteding aan verduidelijkingen.
Groei van het aantal incidenten en herwerkingen.

Positieve case

In een nieuw product werd vanaf de eerste dag een wiki-glossarium aangemaakt, dat tijdens het proces werd bijgewerkt. Aannemers en de interne IT-afdeling werkten voortdurend hun definities bij, en verouderde termen werden verwijderd of verplaatst.