De businessanalist speelt een sleutelrol bij de automatisering van routinematige bedrijfsprocessen, omdat hij bepaalt wat precies geautomatiseerd moet worden, welke processen moeten worden aangepast, welke taken door mensen blijven worden uitgevoerd en welke taken door geautomatiseerde systemen worden overgenomen. Zijn werk bestaat uit het identificeren van knelpunten, overbodige handmatige operaties, het analyseren van de huidige workflows, het verzamelen van gegevens over processen en het beschrijven van deze processen zodat het ontwikkelteam de automatisering correct kan implementeren.
Belangrijkste kenmerken:
Beoordeling van de haalbaarheid van automatisering: niet alle routinematige operaties zijn winstgevend of zelfs mogelijk om te automatiseren, dus de analist moet bepalen waar automatisering de grootste voordelen oplevert (kostenbesparing, versnelling van processen, vermindering van fouten).
Voorbereiding van een correcte processtructuur (AS IS en TO BE): het is noodzakelijk om duidelijk te beschrijven hoe het proces momenteel is en hoe het eruit moet zien na automatisering, om fouten bij de probleemstelling en implementatie te voorkomen.
Verandermanagement en ondersteuning van werknemers: automatisering roept vaak weerstand of angst op bij het personeel, en de taak van de analist is om een communicatie- en aanpassingsplan te ontwikkelen.
Waarom kunnen niet alle handmatige processen tegelijk worden geautomatiseerd?
Dit is een veelgemaakte fout: automatisering vereist grondige ontwikkeling en testing. Een "one-shot" implementatie leidt tot storingen, een toename van fouten en verlies van controle in de overgangsfase. Het is beter om gefaseerd en met prioriteit voor de belangrijkste processen te werken.
Is het voldoende om het huidige bedrijfsproces te beschrijven voor succesvolle automatisering?
Nee. Het is niet alleen belangrijk om te beschrijven, maar ook om te analyseren wat er precies moet veranderen, de toekomstige processen met de teams af te stemmen en uitzonderingssituaties te beheren.
Moet je gebruikers betrekken in de ontwerpfase van de automatisering?
Ja, absoluut. Zonder de betrokkenheid van eindgebruikers kan er een onhandige oplossing worden gerealiseerd die wordt genegeerd of gesaboteerd.
Negatieve case: In een bedrijf werd de verwerking van facturen geautomatiseerd volgens een schema dat was opgesteld zonder betrokkenheid van gebruikers. Voordelen: snelle implementatie. Nadelen: veel klachten, frequente storingen, medewerkers begrepen de nieuwe regels niet. Het project moest verder worden ontwikkeld en de mensen opnieuw worden getraind.
Positieve case: Een ander bedrijf begon de automatisering met een pilotproces, waarbij regelmatig feedback van gebruikers werd verzameld. Voordelen: het systeem was gebruiksvriendelijk voor medewerkers, de implementatie verliep soepel. Nadelen: de lancering kostte meer tijd.