İş analisti, rutin iş süreçlerinin otomatikleştirilmesinde hayati bir rol oynar, çünkü neyin otomatikleştirileceğini, hangi süreçlerin değişime tabi olacağını, hangi görevlerin insanlarda kalacağını ve hangilerinin otomatik sistemlere bırakılacağını belirler. Görevi, dar noktaların, fazladan manuel işlemlerin, mevcut iş akışlarının analizini yapmak, süreçlerle ilgili verileri toplamak ve bunları geliştirici ekip tarafından doğru bir şekilde otomatikleştirilmesi için tanımlamaktır.
Ana özellikler:
Otomatikleştirmenin faydasının değerlendirilmesi: Tüm rutin işlemleri otomatikleştirmek kazançlı veya hatta mümkün olmayabilir, bu nedenle analistin, otomatikleştirmenin maksimum etki sağlayacağı (maliyetlerin düşmesi, süreçlerin hızlanması, hataların azalması) yerleri belirlemesi gerekir.
Doğru süreç şemasının hazırlanması (AS IS ve TO BE): Sürecin şu anda nasıl işlediğini ve otomatikleştikten sonra nasıl olması gerektiğini net bir şekilde tanımlamak gerekir, böylece görev ve uygulama aşamasında hatalardan kaçınılır.
Değişim yönetimi ve çalışanların desteklenmesi: Otomatikleştirme genellikle personel arasında direnç veya korku yaratır ve analistin iletişim ve uyum planını düşünmesi gerekir.
Tüm manuel süreçleri birden otomatikleştirmek neden mümkün değil?
Bu sık yapılan bir hatadır: otomatikleştirme derin bir inceleme ve test gerektirir. "Bir seferde" uygulama, hatalarda artışa, kontrol kaybına ve geçiş aşamasında sorunlara yol açar. Daha önemli süreçlerle öncelikli olarak aşamalı ilerlemek daha iyidir.
Başarılı bir otomatikleştirme için mevcut iş sürecini tanımlamak yeterli midir?
Hayır. Sadece tanımlamak yeterli değildir; neyin değişmesi gerektiğini analiz etmek, gelecekteki süreçleri ekiplerle uzlaştırmak ve istisnai durumların yönetimini öngörmek önemlidir.
Otomatikleştirme tasarımı aşamasında kullanıcıları dahil etmek gerekir mi?
Evet, kesinlikle. Nihai kullanıcıları dahil etmeden, göz ardı edilecek veya sabote edilecek kullanışsız bir çözüm uygulamak mümkündür.
Olumsuz vaka: Bir şirket, kullanıcılar dahil edilmeden hazırlanan bir şemaya göre fatura işleme süreçlerini otomatikleştirdi. Artılar: hızlı bir şekilde kuruldu. Eksiler: çok sayıda şikayet, sık sık kesintiler, çalışanlar yeni kuralları anlamadı. Proje yeniden geliştirilmek zorunda kaldı ve insanların tekrar eğitilmesi gerekti.
Olumlu vaka: Başka bir şirket, pilot bir süreçle otomatikleştirmeye başladı ve düzenli olarak kullanıcı geri bildirimi topladı. Artılar: sistem çalışanlar için kullanışlıdı, kurulum yumuşak geçti. Eksiler: başlatma daha fazla zaman aldı.