Odpowiedź.

Historia pytania:

Glosariusz — baza dla wspólnego języka komunikacji między wszystkimi uczestnikami zespołu projektowego. W projektach IT różnice w interpretacji terminów prowadzą do kontrowersyjnych sytuacji, błędów i poprawek. W dużych organizacjach poszczególne terminy mogą mieć różne znaczenia w biznesie, w prawie i w IT. Wprowadzenie i utrzymanie glosariusza to ewolucyjna odpowiedź analityka na powstające bariery językowe.

Problem:

Praca bez centralnego glosariusza rodzi „grę w zepsuty telefon”: zwykłe słowa są różnie interpretowane, mnożą się ukryte znaczenia, opisy techniczne i biznesowe się rozdzielają. Nie ma gwarancji, że wykonawcy i zespół techniczny się rozumieją.

Rozwiązanie:

Analityk systemowy inicjuje stworzenie glosariusza na początku projektu, zbierając terminologię od wszystkich interesariuszy (biznes, IT, wykonawcy, wsparcie).
Każdy termin jest rejestrowany z krótkim wyjaśnieniem, przykładem zastosowania i wskazaniem „właściciela” terminu.
Zapewniona jest jednolita platforma przechowywania (Confluence, Wiki, portal korporacyjny) z prawami do przeglądania/edycji dla wszystkich uczestników.
Do glosariusza wprowadzane są aktualne zmiany przy każdym uaktualnieniu wymagań lub pojawieniu się nowych podmiotów.
W dokumentacji i komunikacji do każdego biznesowego lub technicznego terminu zawsze dodawane jest odniesienie do definicji.
Odpowiedzialny jest wyznaczany do utrzymania aktualności glosariusza (lub analityk, lub specjalnie wyznaczony „keeper”).

Kluczowe cechy:

Zaangażowanie wszystkich uczestników projektu w uzupełnianie glosariusza
Przymusowe wprowadzanie odnośników do terminów w dokumentacji
Stała rewizja i moderacja spornej terminologii z udziałem biznesu i IT

Pytania z podchwytliwymi odpowiedziami.

Czy można użyć gotowego glosariusza z innego projektu i uzupełniać go w trakcie?

Nie. Mimo podobieństwa terminów, nawet identyczne słowa (np. „klient”, „zamówienie”) w różnych biznesach oznaczają różne zjawiska. Kopiowanie cudzych definicji prowadzi tylko do większych nieporozumień.

Często uważa się, że glosariusz to zadanie tylko analityka biznesowego lub lingwisty. Czy to prawda?

Nie, wszyscy (analityk systemowy, rozwój, testowanie, biznes, wdrożenie) powinni brać udział, ponieważ tylko wspólna praca zapewnia pełność i jednoznaczność interpretacji.

Czy można trzymać glosariusz tylko w postaci oddzielnego dokumentu na dysku i go nie aktualizować?

Nie, ponieważ statyczny dokument szybko się dezaktualizuje, wszelkie zmiany muszą być operacyjnie odzwierciedlane i integrowane w workflow projektu. Przestarzałe glosariusze to źródło błędnych decyzji.

Typowe błędy i antywzorce

Glosariusz odkładany jest „na później”, przez co do wszystkich dokumentów wpadają powielające lub nieformalizowane definicje
Brak odpowiedzialnego za prowadzenie glosariusza
Ignorowanie potrzeby używania hiperłączy do terminów w dokumentach projektowych

Przykład z życia

Negatywny przypadek

W dużej organizacji finansowej nie było wspólnego glosariusza, termin „płatność” w różnych departamentach był interpretowany różnie. Doprowadziło to do wydania sprzecznych instrukcji i defektów w wersji, skarg od klientów.

Plusy:

Oszczędność czasu na początku

Minusy:

Debaty między zespołami, strata czasu na wyjaśnienia
Wzrost liczby incydentów i poprawek

Pozytywny przypadek

W nowym produkcie od pierwszego dnia stworzono glosariusz wiki, który był uzupełniany w procesie. Wykonawcy i wewnętrzny dział IT ciągle aktualizowali swoje definicje, a przestarzałe terminy usuwano lub przenoszono.