Analityk biznesowy odgrywa kluczową rolę w automatyzacji rutynowych procesów biznesowych, ponieważ to on określa, co dokładnie należy zautomatyzować, które procesy podlegają zmianie, jakie zadania zostaną przydzielone ludziom, a jakie — zautomatyzowanym systemom. Jego praca polega na identyfikacji wąskich gardeł, zbędnych ręcznych operacji, analizie obecnych workflows, zbieraniu danych o procesach i opisywaniu ich w sposób, aby zespół deweloperski mógł prawidłowo wdrożyć automatyzację.
Kluczowe cechy:
Ocena zasadności automatyzacji: nie wszystkie rutynowe operacje są opłacalne lub nawet możliwe do zautomatyzowania, dlatego analityk powinien określić, gdzie automatyzacja przyniesie największy efekt (zmniejszenie kosztów, przyspieszenie procesów, zmniejszenie błędów).
Przygotowanie poprawnej mapy procesów (AS IS i TO BE): konieczne jest klarowne opisanie, jak proces wygląda obecnie i jak powinien wyglądać po automatyzacji, aby uniknąć błędów przy definiowaniu zadań i ich realizacji.
Zarządzanie zmianami i wsparcie pracowników: automatyzacja często wywołuje opór lub strach wśród pracowników, a zadaniem analityka jest opracowanie planu komunikacji i adaptacji.
Dlaczego nie można automatyzować wszystkich procesów ręcznych naraz?
To częsty błąd: automatyzacja wymaga dogłębnej analizy i testowania. Wdrożenie "jednym krokiem" prowadzi do awarii, wzrostu błędów, utraty kontroli na etapie przejściowym. Lepiej działać etapami z priorytetem dla najważniejszych procesów.
Czy wystarczy opisać obecny proces biznesowy dla udanej automatyzacji?
Nie. Ważne jest nie tylko opisanie, ale także analiza, co dokładnie powinno się zmienić, uzgodnienie przyszłych procesów z zespołami i przewidzenie zarządzania wyjątkowymi sytuacjami.
Czy należy angażować użytkowników na etapie projektowania automatyzacji?
Tak, zdecydowanie. Bez zaangażowania końcowych użytkowników można wdrożyć niewygodne rozwiązanie, które będzie ignorowane lub sabotowane.
Negatywny przypadek: W firmie zautomatyzowano przetwarzanie faktur zgodnie z schematem, który został opracowany bez zaangażowania użytkowników. Plusy: szybkie wdrożenie. Minusy: wiele skarg, częste awarie, pracownicy nie rozumieli nowych zasad. Projekt musiał być poprawiany i pracownicy musieli być ponownie szkoleni.
Pozytywny przypadek: Inna firma rozpoczęła automatyzację od pilotażowego procesu, regularnie zbierając opinie użytkowników. Plusy: system był wygodny dla pracowników, wdrożenie przebiegło sprawnie. Minusy: uruchomienie zajęło więcej czasu.